Sobiva etiketitarkvara valimine

Alustuseks olgu öeldud, et pole olemas sellist asja nagu „õige“ tarkvara. Esiteks, juba inimeste maitsed ja vajadused on erinevad. Lisaks mõjutavad valikut näiteks harjumused, kasutusmugavus, ootused, aga ka hind.

Kuidas siis tarkvara valimise protsessi lihtsustada?

Kõige kergem on etiketitarkvara kategoriseerida hinna põhjal. Üldiselt võib moodustada neli gruppi:

• Tasuta tarkvara
• Kuni ~500 € maksev tarkvara
• ~1000 € maksev tarkvara
• ~2000 € ja rohkem maksev tarkvara.

Mille järgi etiketitarkvara valida?

Kuigi hinna järgi tarkvara valimine võib tunduda kõige lihtsam, on see siiski halb lähenemine, kuna hiljem võib valitud tarkvara võimekus ootustele mitte vastata. Lisaks võib esialgu odavam tarkvara osutuda pikas perspektiivis kulukamaks lahenduseks, sest arvestada tuleb ka töötajate ajakulu ning eksimustest tulenevate kuludega.

Pigem võiks valikut alustada vajaduste välja selgitamisest. Selleks tasub mõelda läbi järgnevad küsimused:

• Mitmest arvutist ja mitmesse printerisse hakatakse printima?
• Mis info tuleb etiketile? Kas ainult staatilised tekstid/pildid või on vaja ka muutuvat infot, nt järjekorranumbrid, erinevad vöötkoodid jne?
• Kust tuleb info? Kas see trükitakse enne iga printimist käsitsi sisse või tuleb see Excelist, mõnest andmebaasist või majandustarkvarast/ERP-süsteemist?
• Kas eksimuste vältimiseks on vaja silt kasutaja jaoks „lukustada“ või on talle vaja just võimaldada kõike igal hetkel muuta?
• Kas kasutaja peab printimisse sekkuma (ja kui palju) või peaks printimine toimuma automaatselt?
• Kas on oht, et lähitulevikus vajadused drastiliselt muutuvad?

Nendele küsimustele vastamine jätab sõelale ainult sellise etiketitarkvara, mis reaalselt soovidele vastab. Näiteks kui on soov printida rohkem kui ühest arvutist, siis tuleb arvestada kas mitmekordse litsentsitasuga või valida printeripõhise litsentsiga tarkvara (nt BarTender, NiceLabel), mis võimaldab printida ükskõik mitmest arvutist, kuid ainult kindlaksmääratud arvu printeritesse.

Kui etiketid koosnevad ainult muutumatust infost (ettevõtte logo, aadress) või muudab kasutaja info iga kord käsitsi, siis piisab üldjuhul ka tasuta tarkvarast (BarTender Free, Brady Workstation Lite, CabLabel Lite, Zebradesigner). Siin tuleb aga arvestada muude piirangutega, näiteks võib tarkvara olla seotud mõne kindla tootja (Brady, Cab, Zebra) printeriga ning teistesse printeritesse printimist ei võimalda. Lisaks on tasuta tarkvara korral enamasti erinevate vöötkooditüüpide hulk limiteeritud.

Etiketitarkvara ostmine on tavaliselt ühekordne, kuid töötaja aeg jooksev kulu. Seetõttu tuleb hinnata, kas tasuvam on lasta töötajal iga kord info käsitsi sisestada või kasutada tarkvara, mis võimaldab andmeid importida mõnest andmebaasist. Sellisel juhul enam tasuta tarkvarast ei piisa.

Mõnes ettevõttes tegeleb üks ja sama töötaja kogu markeerimisprotsessiga alates sildipõhjade loomisest kuni printimise ja kleepimiseni. Seega võib tavalise kujundustarkvara kasutamine olla vahel põhjendatud.

Teises ettevõttes, eriti kui andmeid on rohkem, tuleb aga etikettide printimine teha võimalike eksimuste eest kaitstuks. Siis on igapäevaseks tööks hea kasutada lahendust, kus vastav põhi (template) on ette valmistatud ja kasutaja saab täita ainult vajalikud väljad ning etiketid printerisse saata (nt Brady Print Partner). Veel kindlam lahendus on selline, kus kasutaja ise infot muuta ei saa, tal on ees ainult andmebaasist tulev info ja tema kohustus on valida, milliseid silte neist printida (BarTender Forms, NiceLabel Powerforms).

Need lahendused on poolautomaatsed. Andmed liiguvad andmebaasist või majandustarkvarast automaatselt, kuid vaja on ka inimese sekkumist: ta avab vastava programmi, valib õiged read või sisestab nõutud andmed, määrab vajalikud kogused ja paneb etiketid printima. Vahel on mõistlikum inimene üldse vahelt välja jätta. Täisautomaatse lahenduse korral liiguvad andmed kas otse majandustarkvarast printerisse või siis monitoorib programm mõnda varem kindlaks määratud kausta ja kohe, kui sinna tekib info, saadetakse töökäsk printerisse. Nii väheneb eksimisvõimalus ja sellest tulenev kulu ettevõttele veelgi.

Mõnikord leiab ettevõte enda jaoks ideaalse tarkvara, kuid ei arvesta, et lähitulevikus olukord muutub (näiteks minnakse üle uuele ERP-süsteemile, mis võimaldab printimise automatiseerida). Selliste võimalustega tuleb arvestada juba varakult, sest vahel on odavam osta olemasolevale lahendusele juurde mõni lisa (nt automatiseerimine, suurem arv printereid vms) kui alustada nullist ja visata olemasolev tarkvara prügikasti.

Etiketitarkvara valimine on küllaltki pikk protsess, sest nüansse, millega arvestada, on palju. Loodetavasti aitab nii see juhend kui meie aastatepikkused kogemused seda oluliselt lihtsustada, et tulemuseks oleks kui just mitte „õige“, siis vähemalt parim võimalik lahendus, et piltlikult öeldes ka viimane pusletükk paika saaks.

Jälgi meid ka LinkedIn’is!